Insbesondere IT-Software-Projekte gehen häufig in die Umsetzung, bevor die entscheidenden Fragen beantwortet sind. Wer zu früh startet, beschleunigt nicht – er verlagert offene Fragen nur mitten ins Projekt. In der Folge werden Projekte teurer, dauern länger als geplant oder erreichen nicht die angestrebten Ziele.

Die wirklichen Anforderungen an die Lösung, Datenschutz, Barrierefreiheit, IT-Sicherheit, Rollen- und Rechtekonzept, Zuständigkeiten und Schnittstellen dürfen nicht erst dann geklärt werden, wenn die Beschaffung schon läuft. Ein Projekt, das zu schnell in die Ausschreibung geht, erreicht häufig seine Ziele nicht.

1. Projektvorprüfung: Erst klären, ob das Vorhaben wirklich trägt

Deshalb ist eine Projektvorprüfung für mich keine Formalie, sondern die entscheidende Reifeprüfung eines Vorhabens. Hier muss geklärt werden, ob ein Projekt strategisch passt, ob es echten Nutzen stiftet und ob es realistisch umsetzbar ist. Das heißt: Löst das Vorhaben tatsächlich ein relevantes Problem oder digitalisiert man nur Unsicherheit in ein neues System?

Nicht jedes Projekt verdient eine Umsetzung. Das wird in der Praxis viel zu selten ausgesprochen. Ein sauberes Nein nach einer guten Vorprüfung ist kein Scheitern, sondern Führungsstärke. Alles andere führt oft dazu, dass Geld, Zeit und Energie in Vorhaben fließen, deren Schwächen man eigentlich schon am Anfang hätte sehen können und das nicht selten am Ende scheitert.

2. Projektprüfung: Voraussetzungen schaffen, bevor die Umsetzung startet

In der zweiten Phase wird aus einer Idee entweder ein tragfähiges Projekt – oder eben keines. Genau hier gehören Projektteam, Anforderungserhebung, Stakeholder-Beteiligung, Marktsichtung bis hin zum Projektauftrag hin. Nicht nebenbei, nicht unter Zeitdruck und schon gar nicht erst dann, wenn die Umsetzung bereits politisch oder organisatorisch nicht mehr zurückdrehbar ist.

Wer diese Phase ernst nimmt, verhindert späteres Nachsteuern. Aufwand, Kosten, Risiken und Meilensteine werden belastbarer. Datenschutz, Barrierefreiheit, IT-Sicherheit und Schnittstellen werden früh geklärt. Und vor allem: Die Vergabe basiert dann endlich auf einem echten Bedarf – nicht auf Annahmen, Vermutungen oder politischem Zugzwang.

3. Projektumsetzung: ausschreiben, realisieren, schulen, abschließen

Erst danach beginnt die Umsetzung. Genauso sollte es sein. Denn Ausschreibung, Vergabe, Implementierung, Schulung und Abnahme sind kein Ort für Grundsatzklärung. Wer offene Fragen erst in dieser Phase beantwortet, hat nicht agil gearbeitet – sondern zu früh losgelegt.

Warum dieses Vorgehen gerade für Verwaltungen Vorteile bringt

Für mich ist der größte Vorteil dieses Verfahrens nicht nur bessere Struktur, sondern gelebte Verantwortung. Entscheidungen werden nicht aus dem Bauch, aus Termindruck oder aus politischer Symbolik heraus getroffen, sondern auf einer belastbaren Grundlage. Das ist kein Luxus, sondern Mindeststandard, wenn mit öffentlichen Mitteln gearbeitet wird.

Für Verwaltungen bedeutet das konkret: weniger Fehlstarts, weniger Rechtfertigungsdruck, klarere Prioritäten und bessere Entscheidungen in der Beschaffung. Vor allem aber beendet dieses Vorgehen eine Denkweise, die ich für hochproblematisch halte: Hauptsache anfangen, den Rest klären wir unterwegs. Genau diese Haltung macht Projekte teuer, zäh und politisch angreifbar.